5 советов для тех, кто впервые собирается в деловую поездку

В командировке время нужно проводить эффективно, чтобы никакие неожиданности не отвлекали от решения поставленных задач. Наши советы собраны из практики, они помогут спокойно перемещаться по рабочим вопросам.

Готовьте два списка личных и рабочих вещей. Составьте два списка – в один внесите личные вещи и одежду, в другой – документы, технику, инструменты и все, что понадобится для работы: шнуры, зарядные устройства, наушники, диктофон, ежедневник.

Упаковать их тоже надо отдельно друг от друга, чтобы взять сумку с ноутбуком и бумагами в офис, а в гостинице оставить пижаму, зубную щетку и то, что весь день не пригодится.

Не сдавайте ничего в багаж. Собирайтесь так, чтобы не пришлось укладывать сумки и чемоданы в багажное отделение. Перевозите все вещи в ручной клади, предварительно уточнив правила ее провоза – вес, габариты, количество единиц.

Так вы выиграете время при прибытии и сможете не ждать разгрузки багажа, а еще вы сможете защитить себя от рисков потери вещей. Иначе вам придется в командировке решать не только рабочие вопросы, но и заниматься неприятностями, связанными с утратой важных документов, и бытовыми мелочами.

Разведайте, что вас ждет на месте заранее. Скачайте навигатор и карты города, сориентируйтесь, где находится вокзал/аэропорт, гостиница, адреса, которые вам необходимо посетить. Сориентируйтесь, понадобится ли такси, проверьте прогноз погоды, спросите совета у принимающей стороны, где лучше жить и обедать. Составьте план поездки с таймингом, чтобы представлять, что и в какие сроки предстоит успеть.

Узнайте все о командировочных. У бухгалтера и более опытных коллег, которые часто ездят, уточните, какую сумму вам выделят, на что можно тратить деньги, какие затраты компенсирует работодатель, как подтверждать целевое расходование.

Просите корпоративную карту. С ней будет проще рассчитываться в пути, а потом составлять отчет о расходах, ведь все безналичные платежи будут зафиксированы в выписке, останется объяснить только расходы наличными.

Не забывайте о страховании в командировке. Расскажите работодателю о программе защиты сотрудников в деловых поездках. Так будет спокойнее и ему, и вам. Страховка поможет при несчастных случаях, проблемах со здоровьем, других неприятностях.

Программа «Открытый мир» от компании УРАЛСИБ Страхование защищает работников при путешествиях по России и другим странам, если они уезжают на расстояние более, чем 100 км от места жительства.

Добровольное страхование при командировках покрывает несколько рисков:

• потребность в экстренной медицинской помощи, в том числе стоматологической

• гражданская ответственность при нанесении сотрудником ущерба имуществу и вреда здоровью третьих лиц

• необходимость правовой защиты и юридической консультации

Выплата близким гарантируется и при уходе из жизни застрахованного сотрудника.

Размер страхового покрытия – 30 000 или 50 000 евро. Действует полис «Открытый мир» от 1 дня и до 1 года, обходится от 10 евро в день. С такой страховкой для командировки можно поехать в любой регион РФ или в любую страну мира и ощущать себя в безопасности.